Konferencja 009

Zorganizowane konferencji jest wyzwaniem nie tylko dla osób doświadczonych, ale i dla tych, które zaczynają dopiero działać w tej dziedzinie. Aby spotkanie zostało zakończone stuprocentowym sukcesem, trzeba włożyć w nie bardzo dużo pracy i zaangażowania osób odpowiedzialnych za jego organizację. Nawet najdrobniejsze błędy są w stanie wpłynąć negatywnie na jego przebieg, co spowoduje, że goście będą wspominać to wydarzenie z niesmakiem. Aby dowiedzieć się, jak idealnie zadbać o to, aby wszystko poszło po naszej myśli i uniknąć błędów, zapraszamy do lektury.

Odpowiedni scenariusz

Działanie spontaniczne ma swoje plusy, nie sprawdzi się to jednak w sferze biznesowej. Bez szczegółowego planu, który uwzględnia najdrobniejsze kwestie, nie uda nam się zapanować nad konferencją. Ponieważ nasi goście w bardzo łatwy sposób są w stanie wyczuć wszelkiego typu problemu, ma to wpływ na ich negatywną ocenę wydarzenia.

To właśnie bardzo szczegółowy scenariusz pozwoli nam odnieść sukces. Należy w nim zawrzeć czas montażu i demontażu elementów, czas trwania przerw oraz częstotliwość występowania. Dodatkowo warto mieć zaplanowane prelekcje i panele dyskusyjne. Eksperci z tej dziedziny zalecają również przygotowanie planu B, gdzie trzeba mieć na uwadze, że nie wszystko może pójść tak, jak tego oczekujemy. Dlatego przygotuj plan awaryjny, który pozwoli zaoszczędzić stres i wyjść z niekomfortowej dla Ciebie sytuacji.

Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników

Organizatorzy często popełniają błąd, gdyż kierują się aspektem wizualnym przy wyborze sali. Nie ma nic bardziej mylnego. Poza pięknym wyglądem wnętrza, w głównej mierze liczy się jego funkcjonalność. W momencie, gdy miejsce nie jest dostosowane do liczby osób zaproszonych, podczas przerwy może zapanować chaos. Wybierając pomieszczenie, koniecznie uwzględnij liczbę gości i przemyśl jak zaaranżować przestrzeń i ustawienie krzeseł, aby było w pełni komfortowo dla uczestników.

Zaproszenie na ostatnią chwilę

W momencie wysłania zaproszeń zbyt późno musimy liczyć się z małą frekwencją. Gdy goście zostają poinformowani tydzień lub dwa tygodnie wcześniej, istnieje prawdopodobieństwo, że mogą mieć problem ze zorganizowaniem sobie czasu, aby dotrzeć na konferencję. Sytuacja wygląda praktycznie tak samo w przypadku promocji wydarzenia, gdyż informacja nie zdąży trafić do potencjalnych uczestników. Z tego względu warto poinformować gości o wydarzeniu kilka tygodni, a nawet miesięcy przed spotkaniem. Pozwoli to uniknąć ewentualnego rozczarowania.