Konferencja 006

Jeżeli kiedykolwiek mierzyłeś się z zadaniem organizacji konferencji, na pewno zdajesz sobie sprawę, że taki event wymaga wiele czasu i poświęcenia. Co więcej, jeżeli zależy Ci na tym, aby spotkanie było idealne i spełniało wszystkie oczekiwania gości, musisz zaangażować wiele sił i środków, oraz znaleźć odpowiedni zespół ludzi, który pomoże Ci dopiąć wszystkie niezbędne szczegóły. W zależności od tego, jakiej wielkości konferencję musimy zorganizować, praca nad nią może trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Niestety czasami wystarczy jeden mały błąd, który przesądzi o tym, że event nie będzie udany. Czego unikać i o czym pamiętać, aby nasza konferencja była owocna i spełniła oczekiwania gości? Zapraszamy do lektury.

Po pierwsze liczba uczestników i koncepcja

Bez względu na to, jaki charakter będzie miała konferencja, którą organizujesz, pamiętaj, aby na samym początku przemyśleć koncepcję oraz liczbę potencjalnych gości. Znalezienie odpowiedzi na pytania: co? W jakim celu? Dla kogo? Gdzie? I kiedy, stanowi klucz do zaplanowania udanego eventu. Niezwykle istotny jest również temat przewodni konferencji, który powinien odpowiadać na potrzeby rynku i stanowić interesujący wątek dla potencjalnych gości. Tutaj warto się na chwilę zatrzymać. Wybór tematu jest bowiem bardzo ważny i powinien być połączony z miejscem, w którym odbędzie się konferencja. Dla przykładu, jeżeli będzie to event poświęcony nowoczesnym technologią, wybór starego, zabytkowego i drewnianego centrum konferencyjnego będzie niespójne. W takiej sytuacji należy postawić na nowoczesny budynek.

Odpowiednia lokalizacja kluczem do sukcesu

Jeżeli zależy Ci, aby na konferencję przybyło wielu gości i uczestników, powodzenie wydarzenia zależy w głównej mierze od wyboru miejsca, w którym zostanie ono zorganizowane. W szczególności polecamy więc lokalizację, która swoim wyglądem oraz standardem będzie dobrze świadczyć o Twoim guście i zaangażowaniu względem komfortu, oraz wygody gości. W tym celu oprócz eleganckiego budynku warto sprawdzić kwestie związane z dojazdem, liczbą miejsc parkingowych oraz wolnymi pokojami. Należy pamiętać, że część gości może przyjechać na spotkanie z drugiego końca Polski i prawdopodobnie będą chcieli odpocząć lub zostać na noc.

Kolejną ważną cechą, jaką powinien posiadać ośrodek, w którym zamierzasz zorganizować konferencję, jest jego uniwersalność, lub możliwość dopasowania wnętrza sali do indywidualnych potrzeb. Wyobraź sobie sytuację, w której na spotkanie przyjeżdża więcej gości, niż planowałeś. Pierwsze, o czym myślisz w takiej sytuacji to dodatkowe krzesełka, wzmocnienie nagłośnienia czy przestawienie ekranu. Najlepiej przystosowane ośrodki umożliwiają pełną personalizację wnętrza.